Os Pilares do Planejamento: Construindo uma Base Forte para o Sucesso

Fundamentos do Planejamento

O trabalho do administrador vai além do presente, envolvendo decisões estratégicas e planejamento futuro. Ele constantemente configura e reconfigura a organização, determinando seu rumo e elaborando planos para alcançar esses objetivos. O planejamento é essencial para preparar a organização para o futuro.

O planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los. Ele resulta na criação de planos, que são essenciais para guiar a organização na consecução de suas metas. Os planos definem recursos, integram objetivos, orientam atividades e permitem monitoramento e avaliação contínuos.

Planejar significa olhar para frente, visualizar o futuro e o que deverá ser feito, elaborar bons planos e ajudar as pessoas a fazer hoje as ações necessárias para melhor enfrentar os desafios do amanhã. Em outros termos, o planejamento constitui hoje uma responsabilidade essencial em qualquer tipo de organização ou de atividade.

O Planejamento como uma Função Administrativa

O planejamento é o processo de estabelecer objetivos e definir a maneira de alcançá-los. Os objetivos são metas específicas, e os planos são ações ordenadas para alcançá-los, identificando recursos, tarefas, ações e prazos. Sem planos, a ação organizacional seria caótica. O planejamento pode visar à estabilidade, à melhoria do comportamento ou à preparação para contingências.

Segundo Ackoff, o planejamento se divide em 3 tipos de filosofias:

1. Planejamento conservador: Voltado para a estabilidade e manutenção da situação existente. Busca bons resultados, mas não necessariamente os melhores, conservando práticas vigentes e focando em corrigir deficiências internas.

2. Planejamento otimizante: Busca adaptabilidade e inovação na organização, visando os melhores resultados possíveis. Baseia-se em melhorar práticas existentes e busca constantemente aprimorar operações.

3. Planejamento adaptativo: Direcionado para contingências e futuro da organização. Busca compatibilizar diferentes interesses para desenvolvimento natural da empresa e ajustar-se às contingências surgidas. O planejamento adaptativo busca reduzir o planejamento retrospectivo focado na eliminação de deficiências passadas. Baseia-se em ajustar-se às demandas ambientais e preparar-se para futuras contingências.

Em todos os casos o planejamento envolve antecipar decisões, decidindo agora o que fazer antes da ação necessária, visando produzir efeitos futuros.

O Processo de planejamento

O planejamento é um processo constituído de uma sequência de seis passos, a seguir:

1. Definir os Objetivos: Estabelecer os resultados desejados e os pontos finais a serem alcançados.

2. Verificar a Situação Atual em Relação aos Objetivos: Avaliar a situação atual em comparação com os objetivos desejados, identificando o ponto de partida e o que precisa ser feito.

3. Desenvolver Premissas Quanto às Condições Futuras: Estabelecer cenários alternativos para os estados futuros das ações, considerando o que pode ajudar ou prejudicar o progresso em direção aos objetivos. Envolver mais pessoas na elaboração do planejamento e utilizar premissas consistentes para um planejamento mais coordenado.

4. Analisar as Alternativas de Ação: Buscar e analisar cursos alternativos de ação, relacionando e avaliando as ações a serem tomadas para alcançar os objetivos.

5. Escolher um Curso de Ação entre as Várias Alternativas: Selecionar o curso de ação adequado para alcançar os objetivos propostos, em uma tomada de decisão que envolve escolher uma alternativa e abandonar as demais, transformando a escolha em um plano de ação.

6. Implementar o Plano e Avaliar os Resultados: Executar o que foi planejado e avaliar os resultados para garantir o alcance dos objetivos. Seguir o plano e tomar ações corretivas conforme necessário.

O planejamento não é uma atividade restrita aos administradores e realizados apenas em momentos específicos, mas deve ser contínuo, envolvendo o maior número possível de pessoas. A descentralização favorece a participação e o envolvimento de todos, caracterizando o planejamento participativo.

Conhecer o contexto organizacional, incluindo o microambiente, missão, objetivos e fatores-chave para o sucesso, é vital para iniciar o planejamento.

Existem duas maneiras de identificar os fatores críticos de sucesso: A primeira é dissecar os recursos organizacionais e o mercado de maneira imaginativa para identificar os segmentos que são mais decisivos e importantes. A segunda é descobrir o que distingue as organizações bem-sucedidas das organizações malsucedidas e analisar as diferenças entre elas. Aqui se aplica o benchmarking.

Benchmarking

Benchmarking é um processo de pesquisa contínuo e sistemático para avaliar produtos, serviços e processos de organizações líderes, com o objetivo de melhorar. Permite comparar práticas entre empresas para identificar as melhores e alcançar vantagem competitiva. Encoraja a pesquisa dos fatores-chave que influenciam a produtividade e a qualidade, fornecendo ideias de outras organizações.

A palavra benchmarking significa um padrão de excelência a ser alcançado. Introduzido pela Xerox em 1979, foi usado por Taylor ao comparar práticas de operários para escolher o método de trabalho ideal.

Benefícios do planejamento

O planejamento oferece uma série de vantagens para as organizações, ajudando a lidar com pressões externas, como regulamentações governamentais e tecnologia complexa, e internas, como a necessidade de operar com mais eficiência e lidar com desafios administrativos. Ele melhora a flexibilidade, coordenação e administração do tempo.

Foco e flexibilidade: O planejamento aumenta o foco e a flexibilidade de uma organização. O foco permite concentrar esforços, enquanto a flexibilidade permite adaptar-se facilmente às mudanças. Uma organização focada conhece suas competências e as necessidades dos clientes, enquanto uma organização flexível é ágil para responder a problemas e oportunidades. O planejamento orienta os resultados, prioridades, vantagens e mudanças, garantindo o melhor desempenho.

Melhoria na Coordenação: O planejamento melhora a coordenação ao estabelecer uma hierarquia de objetivos interligados, onde os objetivos de nível mais alto são suportados por objetivos de nível mais baixo. Isso cria uma rede integrada de cadeias de meios-fins, garantindo que os objetivos em todos os níveis estejam alinhados para o alcance dos objetivos organizacionais.

Melhoria no Controle: O planejamento melhora o controle ao estabelecer objetivos claros e identificar ações específicas para alcançá-los. Isso permite a medição e avaliação do desempenho, com ações corretivas sendo tomadas quando necessário. O processo de controle é facilitado quando os objetivos são claramente definidos desde o início, permitindo que o progresso seja monitorado e ajustado conforme necessário.

Administração do tempo: O planejamento melhora a administração do tempo ao ajudar a equilibrar as responsabilidades e aproveitar as oportunidades. Ele ajuda a manter o foco nos objetivos e a evitar atividades desnecessárias, auxiliando na gestão eficiente do tempo.

Tipos de Planejamento

O planejamento envolve diferentes tipos de planos, que variam de curto a longo prazo e podem abranger toda a organização, uma divisão ou uma tarefa específica. Cada nível organizacional tem seu próprio planejamento, mas todos devem estar alinhados com os objetivos globais da organização.

Os planos podem ter diferentes horizontes de tempo, sendo mais específicos no curto prazo e mais abertos no longo prazo. Os administradores em diferentes níveis de autoridade precisam planejar considerando esses diferentes períodos de tempo, com os níveis mais altos lidando com horizontes mais longos e exigindo habilidades conceituais e visão de longo prazo.

Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é um processo em que uma organização decide como se adaptar e se desenvolver ao longo do tempo. Ele responde a perguntas importantes sobre a organização, como e por que ela existe, o que ela faz e como faz. O resultado desse processo é um plano de negócios que orienta as ações da organização por três a cinco anos.

Existem cinco características principais do planejamento estratégico:

1. Está focado na adaptação da organização a um ambiente em constante mudança, considerando as relações entre a organização e seu ambiente externo.
2. Tem um horizonte de tempo de longo prazo, focando mais nos problemas e oportunidades futuras do que nos atuais.
3. Envolve a organização como um todo, buscando combinar todas as suas capacidades para obter resultados melhores.
4. Busca construir um consenso entre os diversos interesses envolvidos na organização, para direcionar todos na mesma direção.
5. É uma forma de aprendizagem organizacional, ajudando a organização a se adaptar a um ambiente complexo e competitivo.

O planejamento estratégico se baseia em três elementos principais: a visão do futuro desejado, os fatores externos do ambiente e os fatores internos da organização. Começa com a definição de uma visão ideal do futuro, para depois analisar o ambiente externo e interno da organização.

Planejamento Tático

O planejamento tático é como uma versão menor do planejamento estratégico. Enquanto o planejamento estratégico é para toda a empresa e olha para o longo prazo, o planejamento tático é para uma parte específica da empresa, como um departamento, e foca no médio prazo, geralmente um ano.

Os planos táticos geralmente envolvem:

1. Planos de produção. Envolvendo métodos e tecnologias necessárias para as pessoas em seu trabalho, arranjo físico do trabalho e equipamentos como suportes para as atividades e tarefas.
2. Planos financeiros. Envolvendo captação e aplicação do dinheiro necessário para suportar as várias operações da organização.
3. Planos de marketing. Envolvendo os requisitos de vender e distribuir bens e serviços no mercado e atender ao cliente.
4. Planos de recursos humanos. Envolvendo recrutamento, seleção e treinamento das pessoas nas várias atividades dentro da organização. Recentemente, as organizações estão também se preocupando com a aquisição de competências essenciais para o negócio através da gestão do conhecimento corporativo.

No planejamento tático, os chefes de departamento pensam em quais atividades seu departamento precisa fazer para ajudar toda a empresa a ter sucesso ao longo do ano. Eles fazem planos para coisas como produção, finanças, marketing e recursos humanos.

Por exemplo, o departamento de produção pensa em como melhorar os métodos de trabalho e a tecnologia usada. O departamento financeiro pensa em como conseguir e usar o dinheiro da empresa da melhor forma. O departamento de marketing pensa em como vender e distribuir os produtos da empresa. E o departamento de recursos humanos pensa em como contratar, selecionar e treinar funcionários.

Além disso, o planejamento tático também pode incluir coisas como a tecnologia usada pela empresa, investimentos e como conseguir recursos.

Planejamento Operacional

O planejamento operacional é como um manual detalhado para o curto prazo, focado em cada tarefa ou operação específica da organização. Ele responde às perguntas "o que fazer" e "como fazer" nas atividades diárias.

Esse tipo de planejamento se concentra nas atividades do nível operacional da organização, garantindo que cada parte execute suas tarefas de acordo com os procedimentos estabelecidos. O objetivo principal é otimizar e maximizar resultados.

Os planos operacionais podem incluir diferentes tipos, como procedimentos (métodos), orçamentos (dinheiro), programas (tempo) e regulamentos (comportamentos das pessoas), cada um focando em aspectos específicos da operação da organização.

Os planos operacionais podem ser classificados em quatro tipos:

1. Procedimentos. São os planos operacionais relacionados com métodos.
2. Orçamentos. São os planos operacionais relacionados com dinheiro.
3. Programas.São os planos operacionais relacionados com o tempo.
4. Regulamentos. São os planos operacionais relacionados com comportamentos das pessoas.

Políticas

As políticas são guias gerais de ação que orientam a tomada de decisão dentro da organização. Elas refletem objetivos e ajudam as pessoas a agir de forma consistente em situações semelhantes. As políticas definem limites para a tomada de decisão e são divididas em várias áreas, como recursos humanos, produção e vendas, cada uma com suas diretrizes específicas.

Procedimentos

Procedimentos são sequências de passos a serem seguidos para executar um plano, detalhando como realizar uma tarefa ou alcançar uma meta. Eles são subplanos de planos maiores e são escritos de forma detalhada para facilitar a compreensão de quem os utiliza.

Os procedimentos são mais específicos do que as políticas e servem como guias para a ação, descrevendo os métodos para executar atividades diárias. Geralmente, os procedimentos são transformados em rotinas e representados em fluxogramas, que são gráficos que mostram a sequência de procedimentos ou rotinas. Os fluxogramas podem ser de diferentes tipos, como vertical, de blocos ou de lista de verificação.

1. O fluxograma vertical é um tipo de diagrama que representa a sequência de uma rotina com linhas e colunas. As linhas indicam as tarefas ou atividades necessárias para a execução da rotina, enquanto as colunas representam os símbolos das tarefas, os funcionários envolvidos, o espaço percorrido e o tempo despendido. Também conhecido como gráfico de análise do processo, o fluxograma vertical é útil para visualizar e analisar a execução de uma rotina.

2. O fluxograma de blocos é uma representação gráfica que utiliza uma sequência de blocos, cada um com um significado específico, interligados entre si. Diferentemente do fluxograma vertical, ele não se limita a linhas e colunas predefinidas, permitindo uma simbologia mais variada. Este tipo de fluxograma é frequentemente empregado por analistas de sistemas para representar de forma visual as entradas, operações, processos, saídas, conexões, decisões e arquivamentos que compõem o fluxo ou sequência das atividades de um sistema.

Orçamentos

Os orçamentos são planos financeiros que detalham os gastos e receitas de uma organização em um período específico, geralmente um ano fiscal. Eles são representados em gráficos de dupla entrada, com os itens orçamentários nas linhas e os períodos de tempo nas colunas.

No nível operacional, os orçamentos abrangem um ano e podem se referir a serviços específicos. Quando os valores e períodos são maiores, há o planejamento financeiro no nível intermediário da organização, com efeitos mais amplos.

Exemplos de orçamentos incluem fluxo de caixa (cash flow), despesas departamentais, encargos sociais, manutenção, custos de produção e promoção.

Programas

Programas ou programações são planos operacionais que relacionam tempo e atividades a serem realizadas. Podem variar de simples, como um calendário, a complexos, que exigem técnicas avançadas, como o uso de computadores. Os programas são importantes para o planejamento operacional, e os principais tipos incluem cronograma, gráfico de Gantt e PERT.

• Cronograma: É um gráfico de dupla entrada que mostra atividades ou tarefas nas linhas e períodos de tempo nas colunas. Permite comparar visualmente o planejado com o executado.

• Gráfico de Gantt: Semelhante ao cronograma, mas com colunas predefinidas em semanas, dispensando o uso de calendário.

• PERT (Program Evaluation Review Technique): É um modelo lógico de planejamento operacional usado em atividades de produção e projetos. É baseado em uma rede de eventos, atividades e relações, permitindo acompanhar e avaliar o progresso dos programas e projetos. Também serve como ferramenta de controle e ajuda a identificar ações corretivas necessárias.

Regras e regulamentos

Regras e regulamentos são planos operacionais que definem como as pessoas devem se comportar em determinadas situações. Ao contrário das políticas, que são mais genéricas, as regras são muito específicas. Elas substituem a tomada de decisão individual, limitando a liberdade das pessoas em situações predefinidas.

Exemplos incluem regulamentos internos de comportamento em uma organização, regulamentos de segurança que proíbem o fumo em áreas perigosas e regulamentos para prevenir acidentes.

byALF