Como administrar melhor o seu tempo... ~ Visual Dicas

O que fazer para administrar melhor o seu tempo?

Em entrevista ao RH.com.br, o palestrante Marcelo Ortega, apresenta os elementos causadores de desperdício do tempo e sugere alternativas para otimizar o trabalho no ambiente corporativo. saiba mais...

por Élida Bezerra

Verificar caixa de e-mail pessoal, acessar sites de noticiários, utilizar programas de mensagens instantâneas, efetuar telefonemas particulares, sair para tomar um café, bater papo com o colega da sala ao lado. Estas são algumas das ações que podem ser observadas no cotidiano das empresas durante o expediente de trabalho. As atitudes destacadas acima são apontadas como alguns dos fatores que causam de desperdício de tempo no ambiente corporativo.

Em pleno Século XXI, onde o mercado profissional exige cada vez mais que os colaboradores alcancem ou superem suas metas, é necessário que os profissionais mantenham uma agenda organizada, para que cada segundo seja aproveitado da melhor forma possível. A ausência de um planejamento eficaz ou a má administração do tempo no desenvolvimento dos trabalhos da empresa pode levar à queda da produtividade, o que acarretará prejuízos à organização.

De acordo com o palestrante internacional Marcelo Ortega, especialista em Vendas, Negociação e Liderança de Equipes Comerciais, além de autor de diversos livros e DVDs – quem administra melhor o tempo, elimina estresse, ansiedade e inúmeras dificuldades que surgem pela falta de planejamento. Em entrevista ao RH.com.br, Marcelo Ortega ressalta a importância da administração do tempo para a otimização do trabalho no ambiente pessoal e corporativo. Vale a pena dar uma conferida. Boa leitura!

RH.COM.BR - No mundo corporativo, qual a diferença do profissional que não planeja suas atividades para aqueles que administram bem o tempo?

Marcelo Ortega - A principal diferença é o controle. Um profissional que, por exemplo, leva muito trabalho para casa, certamente é estressado e perde produtividade com esse acúmulo de atividades. O tempo é um vilão para muitas pessoas, afinal, quando falta tempo para fazer nossas tarefas, a culpa sempre é nossa. No entanto, muita gente não faz planejamento de suas atividades, por incrível que pareça, por falta de tempo. Posso falar com propriedade sobre equipes de vendas, que detestam controles, tais como agenda, relatórios de produtividade, análises de oportunidades de vendas e gestão do tempo. Tudo aquilo que não for feito junto ao cliente, para um vendedor, é considerado um tormento. Mas é justamente por falta de administração do seu trabalho e do seu tempo, que vendedores começam a perder clientes, oportunidades novas e vendas.

RH A administração do tempo depende exclusivamente das pessoas ou também de outros fatores?

Marcelo Ortega - É preciso ter pessoas e recursos alinhados, para que tudo funcione. Um profissional que faz o uso de agenda tem apenas esta, como recurso para se organizar. No entanto, ela não retrata a realidade absoluta para gestão do tempo produtivo desta pessoa, até porque, note que na agenda de cada um de nós, colocamos o que temos para fazer e não aquilo que verdadeiramente fazemos ao longo dia. Falo em termos de coisas como bate-papo com colegas, e-mails, atendimentos imprevistos para ajudar clientes, interrupções de outras pessoas e muito mais. Os fatores mais importantes para que consigamos administrar bem nosso tempo produtivo são: foco – é preciso definir aonde se quer chegar, ter metas diárias e definir uma agenda que tenha o conceito de classificação de nossas tarefas: urgente, crítico, normal e ASAP (As soon as possible - “quando possível”).

- Urgente: é tudo aquilo que é preciso fazer no mesmo dia.

- Crítico: é tudo aquilo que precisa ser acompanhado de perto, podendo ser até uma pendência que está sendo tratada por você já há alguns dias.

- Normal: é tudo aquilo que normalmente faz parte da agenda convencional.

- ASAP ou “Quando Possível”: é aquilo que normalmente serve para definir imprevistos e estes serão concluídos no menor tempo possível.

RH - Qual a importância da organização do tempo tanto para as atividades corporativas quanto para as pessoais?

Marcelo Ortega - Quem controla seu tempo faz mais bem feito e sem estresse. Trabalhar demais estressa? Eu garanto que não, porque quando chegamos à nossa casa, depois de um dia produtivo nos negócios, da empresa, nas vendas, certamente nos sentimos satisfeitos e felizes. Mas quando levamos pendências para o dia seguinte, o sentimento de frustração e estresse é grande. Assim, tanto no campo profissional como no pessoal, para se ver livre dos males e da preocupação que isso gera, o segredo é organizar bem seu trabalho e com certa antecedência. “O bom lenhador quando descansa, afia os machados. Assim ele corta muito mais árvores em menos tempo”. As empresas atualmente treinam seus colaboradores para que aprendam o conceito de pensamento estratégico, da qual a matéria ‘Tempo’ é base para o sucesso. Não se pode controlar a mente das pessoas; cartão de ponto não se usa mais - salvo exceções, como fábricas. Por isso, o líder deve educar sua equipe de como é importante que cada um saiba seu papel na empresa, sobretudo, sua importância em seu produtivo. Agora não posso deixar de comentar que passamos muito pouco tempo com nossas famílias, quero dizer, se você é como eu e trabalha em média 12 horas por dia. Isso é absolutamente crítico para quem quer ter qualidade de vida. No meu caso, procuro deixar trabalho no trabalho e me dedico por inteiro aos meus familiares.

RH - Nas atividades do meio organizacional, há fatores que dispersam o tempo dos profissionais?

Marcelo Ortega - E-mails, bate-papos e muito mais. Muitos hábitos levam a dispersão de tempo e o pior, eles se tornam parte da rotina, talvez a maior vilã na empresa. Basta ver que tem pessoas que saem para fumar, bater papo, tomar café e repetem isso várias vezes ao dia com outras pessoas que assumem o mesmo hábito. Não tem nada errado em ter momentos de interação e descontração, mas uma empresa que convive com dez paradas diárias como estas, pode perder entre 10 e 20% da produtividade. Outro exemplo, o tal “casual day" ou “Dia Casual”, normalmente às sextas-feiras, as pessoas deixam seus trajes sociais e passam a se vestir e agir como da mesma forma. A conseqüência, uma vez falando de equipes comerciais, é a redução de até 15% do resultado. Vendedores deixam de visitar clientes nestes dias, passam a ser menos eficazes e produtivos, marcam poucas visitas, mudam seu ritmo. O que eu quero deixar registrado também é que você pode não trabalhar com traje social e ainda assim agir como “casual day". E por fim, confesso que o que mais faz com que as pessoas sejam menos produtivas ainda é a questão da preferência. Não se trata de rotina, mas daquilo que preferimos fazer. Por exemplo, na descrição do seu cargo, você tem lá mais de dez atividades diárias que devem ser feitas, mas existem duas ou três que não gosta e, portanto, prefere não fazê-las em detrimento de outras duas ou três atividades que ama fazer. Oras, isso é um grande paradoxo e um problema para você e para sua empresa. Defina que precisa de tempo para fazer tudo aquilo que te compete e jamais deixe algo pendente ou mal feito.

RH - De que forma esses elementos que desperdiçam o tempo podem prejudicar o bom andamento do trabalho dos colaboradores?

Marcelo Ortega - Elementos como a rotina, levam ao comodismo e à tentativa de manter sempre os mesmos resultados. Normalmente, quem faz sempre do mesmo jeito, tem sempre os mesmo resultados. Mas em pleno século XXI, quem age da mesma forma, pára de produzir como antes e nunca mais terá os mesmos resultados. Os clientes compram como compravam há dez anos? Nem mesmo o fazem como o faziam há cinco anos? O mundo está em absoluta renovação, nos negócios e na vida; perder tempo é perder dinheiro, como diz o ditado. Eu acrescentaria dizendo que perder tempo é fazer menos e com menos. Menos resultados com menos tempo de vida. O nosso negócio deve ser fazer mais com menos: mais qualidade, mais inovação, mais aderência com cliente, mais entusiasmo mesmo que tenhamos menos chances, menos preparo físico, menos dinheiro ou tempo de vida.

RH - É possível educar o tempo diante da correria cotidiana?

Marcelo Ortega - Educar-se ao tempo seria o correto. É plenamente possível e satisfatório quando a gente consegue estabelecer um centro de comando de nossas metas, nosso trabalho diário e nosso tempo para executá-los. Não se pode construir nada de concreto sem que se saiba quando e onde se quer chegar. Um modelo mental adequado para se tornar um “senhor do tempo”, é pensar estrategicamente: o que deveria ter feito ontem para chegar onde quer estar amanhã. Dividir objetivos em partes, definir estratégias secundárias ou planos alternativos, caso algo não dê certo. Determine suas metas – curto, médio e longo prazos – e estabeleça um tempo para fazê-las acontecer. Descubra o quão prazeroso é atingir o prazo estipulado, ou antes dele. Comece com metas pequenas e depois defina metas maiores, pois as menores lhe dão confiança para chegar aonde quiser.

RH - Como fazer isso na prática?

Marcelo Ortega - Na prática, é preciso ter uma agenda, definir suas atividades diárias, estabelecendo se são críticas, urgentes, normais ou ASAP. Enumere ainda aonde quer chegar com um conjunto de atividades, por exemplo: se você é gerente de produção, determine suas atividades de liderança e gerenciamento da equipe associadas a resultados esperados. Se você treinou uma pessoa, talvez quando ela mostrar resultados, sua meta seja atingida. Portanto, valide dia após dia aquilo que fez e quando fez. Outro desafio prático é que em sua agenda, caso você a utilize, sejam colocadas as atividades que tem para fazer amanhã, mas quando chegar o momento, você anote em uma folha à parte tudo o que realmente faz, incluindo cafezinhos, leitura de e-mails, bate-papo. No outro dia compare aquilo que anotou na agenda com aquilo que anotou neste papel e veja as discrepâncias.

RH - Como o profissional pode organizar a agenda para que a mesma se torne mais produtiva?

Marcelo Ortega - Defina metas e aquilo que precisará para atingi-las. Decida ter foco e disciplina para ser produtivo, acima de tudo; isso é uma questão de escolha. Se a gente consegue ou não, só a vontade é que vai melhorar você. Costumo dizer a vendedores que se melhorarmos 1% ao dia, passaremos de quatro vezes melhores ao final de um ano. O tempo é valioso e interessante para continuarmos conjecturando sobre ele. Quer organizar sua agenda? Procure definir sempre um dia antes aquilo que fará, mas lembre-se de ter flexibilidade com clientes e colegas que precisa e, principalmente, coloque-se na sua agenda. Vá jantar com sua família, faça do seu tempo algo para você como esportes, lazer, cultura.

RH - É possível avaliar o planejamento realizado, através da otimização do tempo?

Marcelo Ortega - Planejamento sempre visa um bom gerenciamento de tempo. Agora, não existe certo ou errado; o que existe é o resultado. Não significa que fazer rápido é fazer bem feito, a gente sabe muito bem disso. No entanto, profissionais que dedicam tempo para pensar com objetividade no seu resultado, voltam para casa mais felizes e com mais tempo para a família. Para saber ou avaliar seu plano, dedique algum tempo e meça em especial fatores, como respostas de clientes, indicadores de produtividade, feedback do seu líder na empresa. Você precisa medir se está no caminho certo e isso ninguém vai te dar de “mão beijada”.

RH - Depois de ter organizado a agenda e de ter seguido as recomendações, qual o próximo passo que o profissional deve adotar para aproveitar melhor o tempo?

Marcelo Ortega - Ação e determinação. Coloque algumas idéias em prática já e com muito entusiasmo. Outra coisa: evite pré-julgar que tudo pode levar muito tempo - em excesso - ou pouco tempo - insuficiente. Um dos maiores problemas de quem atua em vendas, marketing, entre outras áreas, é que simplesmente define tempo em excesso para fazer algumas coisas e outras nem tanto. Faltar ou sobrar, nada disso nos serve. Quanto mais você planejar, melhor fica a rotina do departamento e saindo desta rotina, suas chances de subir ao pódio é muito maior. Procure exercitar sua paciência e persistência, elementos primordiais para quem atua com clientes. Jamais marque compromissos e desmarque. Atue de forma tranqüila, procure vender idéias e ser convincente. Melhore seu fechamento em vendas, se for o seu caso, aplicando técnicas e idéias preparadas antes da venda. Isso abrevia o resultado e faz com que cresça na empresa.

RH - A otimização do tempo influencia a melhoria da qualidade de vida no trabalho e no campo pessoal?

Marcelo Ortega - Sem dúvida alguma, pois muita gente tem trabalhado as mesmas 12 horas que eu, no entanto, com dobro de estresse e preocupações. Trabalhar de forma reativa é atuar no tal “deixa a vida me levar”, que fica bem na música e que agora não nos serve para nada. Ser uma pessoa pró-ativa é ter iniciativa, controle do seu tempo e absoluta segurança do seu trabalho. Você se sente assim? Mas poderia! Basta definir o que é qualidade de vida para você e sua família; estabelecer metas e fazer que as pessoas comprem a idéia, por exemplo, vou trabalhar todo dia até as 22 horas, mas com o resultado irei comprar uma casinha na praia. Finalmente, mais um grande conselho: invista em coisas que o ajudarão a ser um melhor administrador e realizador.

RH - Quem precisa que o dia tenha 48 horas é um “caso perdido”?

Marcelo Ortega - Pelo contrário, sempre há tempo. Aplique algumas das idéias que aqui descrevi, pois falo como um consultor e especialista em treinamentos, que não tinha tempo para nada até poucos anos atrás. Aprendi que o melhor jeito de organizar seu dia é fazendo o básico, agenda, análises de prioridades, estabelecimento de metas diárias e obtendo cooperação através da venda de idéias. Como líder de equipes comerciais há 18 anos, aprendi que tempo é o bem mais valioso e que não se pode desperdiçá-lo jamais. Vendedores fazem seu tempo e salário. Por isso, tenha a certeza de que seu tempo é questão de preferência e a gente abre-mão de fazer algumas coisas em detrimento de outras. Mas, se analisar o conjunto da obra e entender a importância de tudo aquilo que faz umas mais, outras menos importantes, podendo ser agora ou depois, não importa, saberá que a causa é sempre mais importante que a conseqüência. Ninguém gosta de executar tarefas, mas as pessoas agora fazem a diferença. Planeje seu dia de acordo com seus objetivos e causas e trabalhe de acordo com seu plano.

Élida Bezerra
Estudante de Jornalismo da Faculdade Maurício de Nassau.

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