Aprenda a gerar índices remissivos no Word

Gere índices remissivos no Word

Por Maria Isabel Moreira 17 de junho de 2009

 

Recurso permite que leitores de documentos longos cheguem mais facilmente aos temas que procuram

 

O trabalho com documentos longos fica melhor ainda se você incluir, além do sumário, um índice remissivo.

 

Um índice desse tipo permite que seus leitores encontrem rapidamente a informação de que precisam.

 

Querem saber em que página o pensador alemão Karl Marx foi citado? É só ir no índice, procurar Marx, Karl e ver que ele é citado nas páginas tal e tal. Você só tem de se preocupar em não colocar tanta informação nele a ponto de dificultar a consulta.

 

Veja como criar um índice remissivo no Word 2007.

 
Tipos de marcação
A primeira providência para montar um índice remissivo é percorrer todo o documento e marcar os itens que devem ser listados.

 

O que pode ser marcado? As entradas podem ser de três tipos: palavras, frases ou símbolos; tópicos que abranjam mais de uma página; referências a outras entradas (ex.: Redes: consulte Wi-Fi).

 

Inserção

 
Para inserir uma marcação, clique no texto, abra a guia Referências e, no grupo Índice, clique em Marcar Entrada.

 

A caixa de diálogo Marcar Entrada de Índice Remissivo é aberta com o texto que você marcou no campo Entrada Principal. Se preferir, altere a entrada.

 

Por exemplo, substitua Karl Marx por Marx, Karl. Na área Opções, marque o tipo de entrada: Referência Cruzada para referências a outras entradas; Página Atual para palavras, frases ou símbolos; ou Intervalo de Páginas para tópicos que compreendam mais de uma página.

 

Selecione o formato da numeração da página (Negrito ou Itálico). Escolha Marcar para criar uma entrada individual ou Marcar Todas para dar entrada em todas as ocorrências da palavra selecionada. Quando uma marcação é feita, o Word insere um código no texto – algo como { XE “Karl Marx” \i }.

 
Criação do índice

 
Depois de feitas as marcações, a criação do índice é bastante simples. Vá até o fim do documento (para facilitar, pressione Ctrl + End) para posicionar o mouse nessa parte do trabalho e tecle Ctrl + Enter para criar uma nova página.

 

Digite Índice Remissivo e formate esse texto (uma dica é usar o estilo Título 1 aplicado nos capítulos, como mostrado em Texto longo no Word pede sumário). Em seguida, clique em Referências e, no grupo Índice, clique no botão Inserir Índice.

 

Na caixa de diálogo Índice Remissivo que se abrirá, você pode definir alguns detalhes de formatação. Um dos mais importantes é o Formato. Clique na seta para ver as sete opções disponíveis. É possível também escolher o alinhamento do número, o número de colunas, o recuo e o idioma.

 

No caso do alinhamento dos números à direita, é possível também definir o preenchimento da tabulação. Teste as várias possibilidades e confira como ficarão no índice por meio da janela Visualizar Impressão. Quando tiver do seu agrado, clique em OK.

 

Estilo

Assim como acontece com a criação do sumário, os itens do índice remissivo podem ser formatados isoladamente.

 

Selecione a opção Do Modelo no menu Formato, clique em Modificar, selecione o estilo na lista e clique em Modificar novamente para abrir a caixa de diálogo Modificar Estilo.

 

Se quiser ter acesso aos conjuntos de ferramentas mais completos, clique em Formatar na parte inferior da janela e selecione a opção desejada (para formatar fonte, selecione Fonte, para mudar parágrafo, selecione Parágrafo e assim por diante).

 
Atualização
Se você fez uma atualização no texto e inseriu uma nova entrada depois que o índice estiver pronto, não tem problema.

 

Simplesmente posicione o mouse no índice e clique em Referências > Ìndice > Atualizar Índice (ou, simplesmente, clique F9).

 

Depois de alguns segundos o índice é atualizado. Se a atualização não é em função de uma entrada, mas você quer mudar a formatação, posicione o mouse no índice e selecione Referências > Índice > Inserir Índice.

 

Faça as alterações que julgar necessárias e clique em OK quando concluir.

 

Remover

É possível apagar tanto uma entrada como o índice todo. No primeiro caso, a melhor solução é encontrar a entrada por meio do recurso de localização do Word.

 

Antes de acioná-lo, porém, é importante que você visualize todos os símbolos de formatação ocultos. Se eles não estiverem visíveis, clique em Inicio e, no grupo Parágrafo, clique em Mostrar Tudo.

 

Em seguida, clique em Localizar no grupo Edição da mesma guia e, no campo Localizar da janela Localizar e Substituir, digite XE e clique em Localizar Próxima até encontrar a primeira entrada do termo que deseja excluir.

 

Selecione todo o código e pressione a tecla Delete. Continue clicando em Delete e apagando os códigos até completar o documento. Quando isso ocorrer, clique em Fechar.

 

Atualize o índice em seguida, como indicado anteriormente. Remover o índice todo é mais simples. Apesar de ele aparecer em uma página ou em várias páginas inteiras, seu código é bem curto – algo como {INDEX \h “A |c “2” \z “1046” }.

 

Para reduzi-lo a isso, com o mouse clicado na página do índice, pressione as teclas Shift + F9. Aí, basta selecionar o código que representa seu índice e excluí-lo.

 
AutoMarcação

 
Há outra possibilidade de fazer entradas em índices remissivos. É o recurso AutoMarcação.

 

Para usá-lo você tem de criar uma lista com cada palavra que julga ser importante incluir em outro documento do Word.

 

Quando a lista estiver pronta, abra a guia Referência e, no grupo Índice, clique em Inserir Índice.

 

Clique no botão AutoMarcação e, na janela seguinte, selecione o arquivo com a lista.

 

O problema dessa solução é que ela pode resultar em muitas entradas. Outro inconveniente é que ela não inclui um intervalo de páginas quando uma palavra aparece em páginas seguidas – ela inclui todas as páginas onde há a referência.

 

TODOS OU UM A UM
Apesar de prática, a opção de marcar todas as páginas pode resultar negativa porque gera um índice muito extenso e, em muitos casos, a citação não merece uma inserção no índice remissivo. Considere esse problema na hora de selecionar entre uma opção ou outra.

 
VÁ DE ATALHO
Em vez de acionar a guia Referência e selecionar a opção Marcar Entrada toda vez que precisar fazer uma entrada no índice remissivo, economize tempo valendo-se dos atalhos do teclado. Dois deles servem para abrir a caixa de diálogo correspondente: Alt + S + N e Alt + Shift + X.

 
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Fonte: