O que é Benchmarking?

Benchmarking – por Kelly Marques

Kelly Marques

Kelly Marques
Assistente de Vendas do Site RH.com.br. Atualmente, é estudante de Psicologia da Faculdade Integrada do Recife (FIR) - 7º período. Já atuou em outras organizações de grande porte.

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O que é?

É um processo contínuo de comparação dos produtos, serviços e práticas empresarias entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes. É um processo de pesquisa que permite realizar comparações de processos e práticas "companhia-a-companhia" para identificar o "melhor do melhor" e alcançar um nível de superioridade ou vantagem competitiva.

Origem

Surgiu como uma necessidade de informações e desejo de aprender depressa. A competitividade mundial aumentou acentuadamente nas últimas décadas, obrigando as empresas a realizarem um contínuo aprimoramento de seus processos, produtos e serviços, visando oferecer a alta qualidade com baixo custo e assumir uma posição de liderança no mercado onde atuam.

Na maioria das vezes, o aprimoramento exigido, sobretudo pelos clientes dos processos, produtos e serviços, ultrapassa a capacidade das pessoas envolvidas, pois elas se encontram presas aos seus próprios paradigmas.

Objetivos

1. Estimular e facilitar as mudanças organizacionais e a melhoria de desempenho das organizações através de um processo de aprendizagem.

2. Implementar mudanças que levem a melhorias significativas nos produtos e processos da organização e, consequentemente, nos seus resultados.

Pré-requisitos

A empresa interessada em implantar o Benchmarking deve analisar os seguintes fatores: ramo, objetivo, amplitude, diferenças organizacionais e custos, antes da definição ou aplicação do melhor método, pois cada empresa individualmente tem as suas necessidades que devem ser avaliadas antecipadamente em relação à aplicação do processo.

A Aplicação

Como todo o processo, é preciso respeitar e seguir algumas regras e procedimentos para que os objetivos sejam alcançados e exista uma constante melhoria do mesmo. Neste processo existe um controle constante desde sua implantação (plano do processo) até a sua implementação (ação do processo).

Os princípios

1. O Benchmarking não é um método aleatório de recolher informação, mas se trata de um processo sistemático estruturado etapa a etapa, com o objetivo de avaliar os métodos de trabalho no mercado.
2. Os outputs deste processo proporcionam às empresas comparar os seus produtos, serviços e métodos de trabalho com os das organizações representantes das melhores práticas.
3. É um processo gerencial permanente, que requer atualização constante da coleta e análise cuidadosa daquilo que há de melhor externamente em práticas e desempenho para as funções de tomada de decisões e de comunicações em todos os níveis da empresa.
4. É um processo de descoberta e de uma experiência de aprendizagem. Exige a identificação das melhores práticas e a projeção do desempenho futuro.
5. A idéia por trás do benchmarking é de que ninguém é melhor em tudo. Então, "copiar" modelos de outras empresas significa "economizar" tempo e trabalho.

6. Por definição, as "cópias" nunca serão iguais. Haverá sempre ajustes, adaptação e aprimoramentos, o que garante a "evolução" da idéia original.

Tipos de Benchmarking

Competitivo

Caracteriza-se por ter como alvo específico as práticas dos concorrentes. Na prática, é o menos usual uma vez que é quase impossível que as empresas se prestem a facilitar dados que estão ligados diretamente com a sua atividade à concorrência. Por isso muitas vezes é necessário contratar uma consultora externa para obter informações sobre o Benchmarking Competitivo.

Interno

A procura pelas melhores práticas ocorre dentro da própria organização em unidades diferentes (outros departamentos, sedes, etc.). Tem como vantagens a facilidade para se obter parcerias, custos mais baixos e a valorização pessoal interna. A grande desvantagem é que as práticas estarão sempre impregnadas com os mesmos paradigmas. Este é o tipo mais utilizado.

Genérico

Ocorre quando o Benchmarking é baseado num processo que atravessa várias funções da organização e pode ser encontrado na maioria das empresas do mesmo porte, como por exemplo, o processo desde a entrada de um pedido até a entrega do produto ao cliente. É neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria dos exemplos práticos e onde as empresas estão mais dispostas a colaborar e a ser mais verdadeiras.

Funcional

Baseado numa função específica, que pode existir ou não na própria organização e serve para trocarmos informações acerca de uma atividade bem definida como, por exemplo, a distribuição, o faturamento ou embalagem. Alguns autores vinculam o conceito de benchmarking funcional ao benchmarking genérico, pela possibilidade dos mesmos serem utilizados sem se levar em consideração a concorrência direta da organização que aprende ou patrocina o estudo e a organização "investigada".

O processo

Tem, em geral, 5 fases:

1. Planejamento.
2. Coleta de dados.
3. Análise.
4. Adaptação.
5. Implementação.

Desafios

1. É necessário que as organizações que buscam o Benchmarking como uma ferramenta de melhoria, assumam uma postura de "organização que deseja aprender com os outros" para que possa justificar o esforço investido no processo, pois essa busca das melhores práticas é um trabalho intensivo, consumidor de tempo e que requer disciplina.

2. Saber fazer e adaptar o Benchmarking no processo de uma organização pode nos permitir vislumbrar oportunidades e também ameaças competitivas. Com isso, será aberto um atalho seguro para a excelência com a utilização de todo um trabalho intelectual acumulado por outras organizações, evitando os erros e as armadilhas do caminho.

Vantagens

1. O processo muda a maneira de uma organização pensar sobre a necessidade voltada para melhoria.
2. Fornece um senso de urgência para melhoria, indicando níveis de desempenho atingidos previamente num processo de parceiro do estudo.
3. Um senso de competitividade surge à medida que uma equipe reconhece oportunidades de melhorias, além de suas observações diretas.
4. Os membros da equipe tornam-se motivados a se empenhar por excelência, inovação e aplicação de pensamento inovador a fim de conseguir sua própria melhoria de processo.

Fonte: rh.com.br